Cómo hacer la distribución de mesas de tu boda (sin dramas)

Espera a tener las confirmaciones de asistencia. Después decide dónde se sientan ustedes dos, coloca a continuación a la familia directa y arma el resto del salón con grupos de amigos para que cada invitado conozca al menos a una persona de su mesa. El estrés casi nunca viene del salón en su conjunto; viene de cuatro o cinco relaciones que hay que manejar con cuidado, así que resuélvelas primero y el otro 90% de la distribución sale sorprendentemente rápido.

Cuándo hacer la distribución de mesas

Haz el trabajo de verdad después de la fecha límite de confirmación, que para la mayoría de las parejas cae de dos a cuatro semanas antes de la boda. Si empiezas antes, estarás sentando a gente que quizá no venga, y cada "lo sentimos, no podremos ir" significa deshacer una mesa.

Aun así, hay trabajo previo útil que puedes adelantar:

• Pide al lugar un plano del salón. Necesitas saber el número y la forma de las mesas, dónde están la pista de baile, la barra, los altavoces y las salidas, y cuántas sillas caben realmente en cada mesa una vez montada.
• Decide el formato de tu mesa presidencial (más sobre esto abajo). Determina cuántos lugares quedan para todos los demás.
• Esboza tus grupos. Repasa la lista de invitados y agrupa a la gente: amigos de la universidad, el antiguo equipo de trabajo de tu pareja, los primos de cada lado, los vecinos. Esos grupos son tus futuras mesas.

Intenta tenerla lista una semana antes. El catering y el lugar suelen querer el recuento final y la lista de mesas unos días antes para montar el salón y asignar los menús a cada lugar. Tu contrato indicará su plazo exacto.

Cómo hacer la distribución de mesas de la boda, paso a paso

1. Consigue la lista definitiva de quién viene. Solo los que dijeron que sí, incluidos los acompañantes y niños confirmados.
2. Configura tus mesas según el plano del lugar: cuántas, de qué forma, cuántos lugares tiene cada una.
3. Ubícense ustedes dos en una mesa presidencial, una mesa para dos o una mesa normal.
4. Sienta a padres y abuelos cerca de ustedes y cerca del frente.
5. Ubica al cortejo nupcial y a sus parejas.
6. Arma las mesas con grupos de amigos, empezando por los grupos más grandes. Son los más difíciles de encajar, y un grupo de nueve no va a caber en la última mesa de ocho.
7. Llena los huecos con los "sueltos", los invitados que no pertenecen a un grupo grande. Ponlos con gente con la que compartan algo: la misma ciudad de origen, el mismo trabajo, hijos de la misma edad.
8. Revisa las parejas problemáticas (ex, parientes que no se hablan) y asegúrate de que no estén en la misma mesa ni en la de al lado.
9. Deja uno o dos lugares libres para el inevitable cambio de último momento.
10. Enseña el borrador a ambas familias, toma nota de sus comentarios y ciérralo.

El papel y las notas adhesivas están bien para una boda pequeña. A partir de unos 60 invitados, pasarás más tiempo borrando que sentando. En la distribución de mesas de BrideSpark, todos los que confirmaron que sí esperan en una lista "Por sentar", un hogar se mueve a una mesa de una sola vez y cada mesa muestra cuántos lugares quedan libres.

Opciones de mesa presidencial

Aquí no hay una respuesta correcta, solo la que encaja con tu familia y con el ambiente del salón.

La mesa presidencial larga queda preciosa en las fotos, pero separa a las parejas. Tu padrino está al frente; su novia, que no conoce a nadie, está en la mesa 9 charlando de cualquier cosa con tu tía abuela. O das a las parejas del cortejo nupcial un lugar en la mesa presidencial, o las sientas juntas en una mesa justo al lado.

Dónde se sientan los padres y la familia

Tradicionalmente, los padres de cada lado presiden su propia mesa cerca del frente, junto con los abuelos, los hermanos que no forman parte del cortejo nupcial, y el oficiante y su pareja si se quedan al banquete. Los abuelos y los parientes mayores quieren estar cerca de ustedes, pero no junto a los altavoces, y con fácil acceso a los baños y a una salida.

Padres divorciados o separados

Esta es la pregunta que quita el sueño a las parejas. Algunos enfoques que funcionan:

• Dos mesas de padres de igual categoría. Cada padre preside su propia mesa, a la misma distancia de ustedes, con su pareja y su lado de la familia. Nadie parece relegado.
• Pregúntales. Muchos padres divorciados están encantados de compartir mesa por una noche. Otros no. Un breve "¿Prefieres tener tu propia mesa?" en privado es mejor que meses de suposiciones.
• Usa una mesa para dos. Si ningún padre se sienta con ustedes, nadie se queda fuera.
• Mantén a las nuevas parejas con su pareja. El cónyuge o la pareja estable de un padre se sienta a su lado. Separarlos para mantener la paz suele causar más problemas de los que evita.

Si hay tensión, pon las dos mesas en lados opuestos del salón, cada una con buena vista de ustedes y poca vista de la otra.

La dinámica familiar en general

Sienta a la gente donde vaya a estar cómoda, no donde el árbol genealógico dice que le corresponde. El primo al que ves cada semana puede sentarse con tus amigos. El tío que se pasa de copas no debería estar junto a la barra. Los parientes enemistados van en mesas que no estén una junto a la otra ni en el camino a la pista de baile.

No tienes la obligación de arreglar la relación de nadie con una distribución de mesas. Solo intentas que todos pasen una noche tranquila y feliz.

La mesa infantil

Una mesa infantil funciona cuando tienes varios niños, más o menos de 5 a 12 años, que se conocen o se van a llevar bien. Haz que valga la pena sentarse ahí: hojas de actividades, crayones, una niñera si el presupuesto alcanza, y un sitio que los padres puedan ver desde sus propias mesas.

Los niños menores de unos 5 años se quedan con sus padres. Los adolescentes suelen querer sentarse con los adultos, o en una mesa propia "de primos". Si solo vienen dos o tres niños, siéntalos con sus familias y olvídate de la mesa infantil.

Pon a las familias con niños pequeños cerca de las puertas. Un niño cansado de tres años va a necesitar salir del salón en algún momento, y es mejor para todos que eso no implique cruzar la pista de baile.

Formas de mesa y cuántos invitados caben

La capacidad depende del ancho de las sillas, de los cubiertos, de los centros de mesa y de si sirves una comida en mesa o un bufé, así que confírmalo con tu lugar o empresa de alquiler. Como guía práctica, esta guía de alquiler de mesas de Hill Country Event Rentals indica:

Algunos lugares te dirán que en una redonda de 60" caben 10. Para un bufé, quizá. Para una cena servida con todas las copas, los codos empiezan a chocar, así que pide ver una mesa completamente montada antes de aceptarlo.

Las redondas son las clásicas por algo: todos pueden hablar con todos, y encajan con grupos de amigos de 8 a 10. Las mesas imperiales largas se sienten relajadas y meten a más gente en un salón estrecho, pero los invitados hablan sobre todo con quien tienen al lado y enfrente, así que acertar con los grupos importa todavía más. La ventaja es la flexibilidad. Una mesa larga puede alargarse para acoger a un grupo de 13 sin partirlo por la mitad.

Para calcular cuántas mesas necesitas, divide el número de invitados confirmados entre los lugares por mesa y redondea hacia arriba. Para 112 invitados en mesas de 10, son 12 mesas, con 8 lugares de sobra para absorber grupos de tamaños incómodos.

La etiqueta de la distribución de mesas que los invitados notan

• Todos conocen a alguien. Cada invitado debería conocer al menos a otra persona de su mesa. Una pareja de desconocidos entre dos grupos de amigos está bien. Una persona sola en el reencuentro de otro grupo, no.
• Las parejas se sientan juntas. Matrimonios, prometidos y parejas estables van uno al lado del otro o, como mínimo, en la misma mesa.
• Los solteros no son un proyecto. Nosotros nos saltaríamos la mesa de solteros. Suele sentirse como un foco encima, y quienes se sientan ahí saben exactamente por qué están ahí. Mezcla a los amigos solteros con gente que ya conocen.
• Los proveedores que se quedan también necesitan lugar. Lo ideal es que el fotógrafo, el videógrafo y la wedding planner tengan una mesa pequeña cerca de la acción. Revisa tus contratos, ya que muchos incluyen una comida para proveedores.
• No sientes por categoría social. Los invitados notan cuando la gente "importante" está al frente y todos los demás junto a las puertas de la cocina. Reparte los buenos lugares.

Cómo indicar a los invitados dónde sentarse

Tienes tres opciones habituales, y puedes combinarlas.

Cartel con el plan de mesas

Un cartel grande, normalmente cerca de la entrada del banquete, que muestra cada mesa con sus invitados o a todos los invitados por orden alfabético con su número de mesa. Es la opción más barata, puedes cambiarlo hasta uno o dos días antes y es una sola cosa que montar en lugar de cien. A partir de unos 120 invitados, mejor por orden alfabético que por mesa. Nadie quiere recorrer doce columnas buscando su nombre mientras crece la fila detrás.

Tarjetas de ubicación (escort cards)

Una tarjeta pequeña por invitado (o por pareja), colocada en una mesa cerca de la entrada, cada una con un nombre y un número de mesa. Los invitados recogen la suya y la llevan a su mesa. Las tarjetas de ubicación quedan preciosas y pueden servir también como recuerdo, pero llevan más tiempo de preparar y colocar. En un lugar al aire libre, basta una ráfaga de viento para que tengas que rehacer la exposición a mano.

Tarjetas con nombre (place cards)

Una tarjeta en cada lugar con el nombre del invitado, que marca su asiento exacto. Solo las necesitas si asignas asientos, no solo mesas. Ayudan en las cenas servidas (los meseros saben quién pidió el pescado) y en la mesa presidencial. Muchas parejas solo asignan mesas y dejan que los invitados elijan su silla.

La combinación más común es un cartel con el plan de mesas más tarjetas con nombre: el cartel lleva a la gente a la mesa correcta y las tarjetas la ubican en un asiento. Si planificas con BrideSpark, la distribución de mesas y las tarjetas con nombre para imprimir se rellenan a partir de tu distribución de mesas, así que mover a alguien de la mesa 4 a la mesa 7 la noche anterior no significa volver a escribir nada. Si en cambio trabajas con una hoja de cálculo, puedes pegar una lista en las tarjetas con nombre gratis para imprimir y obtener una tarjeta por invitado.

Una lista rápida antes de imprimir

• Todos los invitados que vienen tienen mesa, y ninguna mesa supera su capacidad.
• Los nombres están escritos como los escriben los invitados. Revisa las confirmaciones, no tu memoria. Es Katharine, no Catherine.
• Los menús elegidos y las alergias están marcados mesa por mesa para el catering.
• Los números de mesa del cartel coinciden con los números que el lugar pondrá en las mesas.
• Alguien que no seas tú (una wedding planner, un coordinador o un amigo de confianza) tiene una copia el día de la boda para resolver imprevistos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo hacer la distribución de mesas de mi boda?

Después de la fecha límite de confirmación, normalmente de dos a cuatro semanas antes de la boda, para trabajar con la lista de invitados definitiva. Termínala una semana antes para que el lugar y el catering tengan tiempo de prepararse.

¿Tengo que asignar asientos en una boda?

No. Puedes asignar solo mesas y dejar que los invitados elijan su asiento. Los asientos exactos con tarjetas con nombre son más útiles en cenas servidas y en la mesa presidencial. Para un banquete tipo cóctel, funciona bien dejar los asientos libres con algunas mesas reservadas para la familia.

¿Dónde se sientan los padres divorciados en una boda?

Lo más habitual es en dos mesas de igual categoría cerca del frente, cada padre presidiendo la suya con su pareja y sus familiares. Si se llevan bien, pueden compartir mesa. Pregúntales en privado en lugar de suponer.

¿Cuántas personas caben en una mesa de boda?

Como guía aproximada, en una redonda de 60 pulgadas caben de 6 a 8, en una redonda de 72 pulgadas de 8 a 10 y en una mesa imperial de 8 pies de 8 a 10. Confírmalo con tu lugar, porque el tamaño de las sillas y los cubiertos cambian las cifras.

¿Debería tener una mesa infantil?

Funciona cuando vienen varios niños de más o menos 5 a 12 años y la mesa puede estar a la vista de sus padres. Deja a los más pequeños con sus familias y permite que los adolescentes se sienten con los adultos o en su propia mesa.

¿Qué diferencia hay entre las tarjetas de ubicación y las tarjetas con nombre?

Las tarjetas de ubicación indican a los invitados en qué mesa están y se recogen cerca de la entrada. Las tarjetas con nombre están sobre la mesa y muestran qué asiento es el suyo. Un cartel con el plan de mesas puede sustituir por completo a las tarjetas de ubicación.