Come fare il tableau de mariage (senza drammi)

Aspettate che arrivino le conferme di partecipazione. Poi decidete dove sedete voi due, sistemate subito dopo la famiglia stretta e costruite il resto della sala a partire dai gruppi di amici, così ogni invitato conosce almeno una persona al suo tavolo. Lo stress non nasce quasi mai dalla sala nel suo insieme, ma da quattro o cinque rapporti da gestire con cura: occupatevi prima di quelli e il restante 90% della disposizione dei tavoli andrà sorprendentemente veloce.

Quando fare il tableau de mariage

Fate il lavoro vero dopo la scadenza delle conferme, che per la maggior parte delle coppie cade due-quattro settimane prima del matrimonio. Se iniziate prima, sistemate persone che potrebbero non venire, e ogni “ci dispiace, non riusciamo a esserci” significa smontare un tavolo.

C’è comunque del lavoro preparatorio utile che potete fare in anticipo:

• Chiedete alla location una planimetria. Vi servono numero e forma dei tavoli, la posizione di pista da ballo, bar, casse e uscite, e quante sedie entrano davvero a ogni tavolo una volta apparecchiato.
• Decidete il formato del tavolo degli sposi (ne parliamo più avanti). Stabilisce quanti posti restano per tutti gli altri.
• Abbozzate i gruppi. Scorrete la lista degli invitati e raggruppate le persone: gli amici dell’università, i vecchi colleghi del vostro partner, i cugini di ciascuna parte, i vicini. Quei gruppi saranno i vostri tavoli.

Puntate a finire circa una settimana prima. Catering e location di solito vogliono il numero definitivo e l’elenco dei tavoli qualche giorno prima, per allestire la sala e abbinare i menu ai posti. Nel contratto trovate la loro scadenza esatta.

Come fare il tableau de mariage, passo dopo passo

1. Procuratevi la lista definitiva di chi viene. Solo i sì, compresi accompagnatori confermati e bambini.
2. Impostate i tavoli secondo la planimetria della location: quanti, di che forma, quanti posti ciascuno.
3. Sistemate voi due a un tavolo d’onore, a un tavolo solo per gli sposi o a un tavolo normale.
4. Fate sedere genitori e nonni vicino a voi e nelle prime file.
5. Sistemate testimoni e damigelle e i loro partner.
6. Costruite i tavoli partendo dai gruppi di amici, prima i gruppi più numerosi. Sono i più difficili da collocare, e un gruppo di nove non entrerà nell’ultimo tavolo da otto.
7. Riempite i vuoti con i “jolly”, gli invitati che non fanno parte di un grande gruppo. Metteteli con persone con cui hanno qualcosa in comune: la stessa città d’origine, lo stesso lavoro, figli della stessa età.
8. Controllate le coppie problematiche (ex, parenti che non si parlano) e assicuratevi che non siano allo stesso tavolo né a quello accanto.
9. Lasciate liberi uno o due posti per l’immancabile cambio dell’ultimo minuto.
10. Mostrate la bozza a entrambe le famiglie, raccogliete le osservazioni, poi bloccatela.

Carta e post-it vanno benissimo per un matrimonio piccolo. Oltre i 60 invitati circa, passerete più tempo a cancellare che a sistemare. Nella sezione Disposizione tavoli di BrideSpark, chiunque abbia confermato la presenza aspetta in un elenco “Da sistemare”, un nucleo familiare si sposta a un tavolo in un solo gesto e ogni tavolo mostra quanti posti sono ancora liberi.

Opzioni per il tavolo degli sposi

Non c’è una risposta giusta, solo quella che si adatta alla vostra famiglia e all’atmosfera della sala.

Il lungo tavolo d’onore viene benissimo in foto, ma separa le coppie. Il testimone dello sposo è in prima fila; la sua fidanzata, che non conosce nessuno, è al tavolo 9 a fare conversazione con la vostra prozia. Date ai partner di testimoni e damigelle un posto al tavolo d’onore oppure metteteli insieme a un tavolo proprio accanto.

Dove siedono genitori e famiglia

Per tradizione ogni coppia di genitori ospita un proprio tavolo vicino al vostro, insieme ai nonni, ai fratelli e sorelle che non fanno parte di testimoni e damigelle e al celebrante con il suo partner, se restano per il ricevimento. Nonni e parenti più anziani vogliono stare vicino a voi ma non accanto alle casse, e a portata di mano di bagni e uscita.

Genitori divorziati o separati

È la domanda che toglie il sonno alle coppie. Alcuni approcci che funzionano:

• Due tavoli dei genitori di pari importanza. Ogni genitore ospita il proprio tavolo, alla stessa distanza da voi, con il proprio partner e la propria parte di famiglia. Nessuno sembra declassato.
• Chiedete a loro. Molti genitori divorziati sono felicissimi di condividere un tavolo per una sera. Altri no. Un breve “Preferiresti avere un tavolo tutto tuo?” detto in privato è meglio di mesi di supposizioni.
• Scegliete un tavolo solo per gli sposi. Se nessun genitore siede con voi, nessuno deve restare escluso.
• Lasciate i nuovi partner accanto al loro compagno. Il coniuge o partner di lunga data di un genitore siede accanto a lui o a lei. Separarli per mantenere la pace tende a creare più problemi di quanti ne eviti.

Se la tensione è alta, mettete i due tavoli ai lati opposti della sala, ciascuno con una buona visuale su di voi e non troppa sull’altro.

Dinamiche familiari in generale

Fate sedere le persone dove staranno a loro agio, non dove dice l’albero genealogico. Il cugino che vedete ogni settimana può sedere con i vostri amici. Lo zio che esagera non dovrebbe stare vicino al bar. I parenti in lite vanno a tavoli non affiancati e non sulla strada per la pista da ballo.

Non siete tenuti a sistemare i rapporti di nessuno con la disposizione dei tavoli. State solo cercando di far trascorrere a tutti una serata serena e felice.

Il tavolo dei bambini

Un tavolo dei bambini funziona quando ci sono diversi bambini, più o meno tra i 5 e i 12 anni, che si conoscono o che andranno d’accordo volentieri. Rendetelo un posto in cui valga la pena sedersi: schede di attività, pastelli, una baby-sitter se il budget lo permette e una posizione che i genitori possano vedere dai loro tavoli.

I bambini sotto i 5 anni circa restano con i genitori. Gli adolescenti di solito vogliono sedere con gli adulti, o a un loro tavolo “dei cugini”. Se vengono solo due o tre bambini, fateli sedere con le loro famiglie e rinunciate del tutto al tavolo dei bambini.

Mettete le famiglie con bambini piccoli vicino alle porte. Prima o poi un bambino di tre anni stanco dovrà uscire dalla sala, ed è meglio per tutti se non deve attraversare la pista da ballo.

Forme dei tavoli e quanti invitati ci stanno

La capienza dipende dalla larghezza delle sedie, dai coperti, dai centrotavola e dal fatto che il pasto sia servito al tavolo o a buffet, quindi verificate con la location o con la ditta di noleggio. Come riferimento pratico, questa guida al noleggio dei tavoli di Hill Country Event Rentals indica:

Alcune location vi diranno che un rotondo da 60 pollici ospita 10 persone. Per un buffet, forse. Per una cena servita al tavolo con un servizio completo di bicchieri, i gomiti iniziano a toccarsi, quindi chiedete di vedere un tavolo completamente apparecchiato prima di accettare.

I tavoli rotondi sono un classico per un motivo: tutti possono parlare con tutti, e sono adatti a gruppi di amici da 8 a 10 persone. I lunghi tavoli imperiali danno un’aria rilassata e fanno stare più persone in una sala stretta, ma gli invitati parlano soprattutto con chi hanno accanto e di fronte, quindi azzeccare i gruppi conta ancora di più. Il vantaggio è la flessibilità. Un tavolo lungo può allungarsi per accogliere un gruppo di 13 senza dividerlo a metà.

Per calcolare quanti tavoli vi servono, dividete il numero di invitati confermati per i posti a tavolo e arrotondate per eccesso. Per 112 invitati a tavoli da 10 fanno 12 tavoli, con 8 posti di riserva per assorbire gruppi di dimensioni scomode.

Il galateo dei tavoli che gli invitati notano

• Tutti conoscono qualcuno. Ogni invitato dovrebbe conoscere almeno un’altra persona al suo tavolo. Una coppia di sconosciuti tra due gruppi di amici va bene. Una persona sola alla rimpatriata di un altro gruppo no.
• Le coppie siedono insieme. Coppie sposate, fidanzate e di lunga data vanno una accanto all’altra, o almeno allo stesso tavolo.
• I single non sono un progetto. Noi eviteremmo il tavolo dei single. Tende a sembrare un riflettore puntato, e chi ci siede sa benissimo perché è lì. Mescolate gli amici single con persone che già conoscono.
• Anche i fornitori che restano hanno bisogno di un posto. Fotografo, videomaker e wedding planner idealmente hanno un tavolino vicino al centro dell’azione. Controllate i contratti, perché molti prevedono un pasto per i fornitori.
• Non disponete per rango. Gli invitati notano quando le persone “importanti” sono davanti e tutti gli altri accanto alle porte della cucina. Distribuite i posti migliori.

Come indicare agli invitati dove sedersi

Avete tre opzioni comuni, e potete combinarle.

Il tableau de mariage

Un unico grande cartellone, di solito vicino all’ingresso del ricevimento, che elenca ogni tavolo con i suoi invitati oppure tutti gli invitati in ordine alfabetico con il numero del tavolo. È l’opzione più economica, potete modificarlo fino a un giorno o due prima ed è una sola cosa da allestire invece di cento. Oltre i 120 invitati circa, scegliete l’ordine alfabetico anziché per tavolo. Nessuno vuole scorrere dodici colonne cercando il proprio nome mentre la fila alle sue spalle cresce.

Escort card

Un piccolo biglietto per invitato (o per coppia), disposto su un tavolo vicino all’ingresso, ciascuno con nome e numero del tavolo. Gli invitati prendono il proprio e lo portano al tavolo. Le escort card sono bellissime e possono fare anche da bomboniera, ma richiedono più tempo per essere preparate e disposte. In una location all’aperto basta una folata di vento e vi ritrovate a ricomporre l’allestimento a mano.

Segnaposto

Un biglietto su ogni coperto con il nome dell’invitato, che indica il suo posto esatto. Vi servono solo se assegnate i posti, non solo i tavoli. È utile per le cene servite al tavolo (i camerieri sanno chi ha ordinato il pesce) e per il tavolo d’onore. Molte coppie assegnano solo i tavoli e lasciano che gli invitati scelgano la sedia.

L’abbinamento più comune è tableau de mariage più segnaposto: il tableau porta le persone al tavolo giusto, i segnaposto le accomodano al loro posto. Se organizzate con BrideSpark, il tableau de mariage e i segnaposto da stampare si compilano dalla vostra disposizione dei tavoli, quindi spostare qualcuno dal tavolo 4 al tavolo 7 la sera prima non vuol dire riscrivere nulla. Se invece lavorate da un foglio di calcolo, potete incollare un elenco nei segnaposto gratuiti da stampare e ottenere un biglietto per invitato.

Una checklist veloce prima di stampare

• Ogni invitato che viene ha un tavolo, e nessun tavolo supera la capienza.
• I nomi sono scritti come li scrivono gli invitati. Controllate le risposte alle conferme, non la vostra memoria. È Katharine, non Catherine.
• Menu e allergie sono segnati tavolo per tavolo per il catering.
• I numeri dei tavoli sul tableau corrispondono a quelli che la location metterà sui tavoli.
• Qualcuno che non siete voi (un wedding planner, un coordinatore o un amico fidato) ne ha una copia il giorno del matrimonio per gestire le sorprese.

Domande frequenti

Quando fare il tableau de mariage?

Dopo la scadenza delle conferme di partecipazione, di solito due-quattro settimane prima del matrimonio, così lavorate sulla lista definitiva degli invitati. Finite circa una settimana prima, perché location e catering abbiano il tempo di prepararsi.

Bisogna per forza assegnare i posti a un matrimonio?

No. Potete assegnare solo i tavoli e lasciare che gli invitati scelgano il proprio posto. I posti esatti con i segnaposto sono più utili per le cene servite al tavolo e per il tavolo d’onore. Per un ricevimento in stile cocktail, posti liberi con qualche tavolo riservato alla famiglia vanno benissimo.

Dove siedono i genitori divorziati a un matrimonio?

Il più delle volte a due tavoli di pari importanza vicino al vostro, ognuno ospitato da un genitore con il proprio partner e i propri parenti. Se vanno d’accordo, possono condividere un tavolo. Chiedete loro in privato invece di tirare a indovinare.

Quante persone stanno a un tavolo del matrimonio?

Indicativamente, un rotondo da 60 pollici ospita da 6 a 8 persone, un rotondo da 72 pollici da 8 a 10 e un tavolo da banchetto da 8 piedi da 8 a 10. Verificate con la location, perché dimensioni delle sedie e coperti cambiano i numeri.

Conviene prevedere un tavolo dei bambini?

Funziona quando vengono diversi bambini più o meno tra i 5 e i 12 anni e il tavolo può stare in vista dei genitori. Tenete i più piccoli con le loro famiglie e lasciate che gli adolescenti siedano con gli adulti o a un tavolo tutto loro.

Che differenza c’è tra escort card e segnaposto?

Le escort card dicono agli invitati a quale tavolo sono e si ritirano vicino all’ingresso. I segnaposto stanno sul tavolo e indicano qual è il loro posto. Un tableau de mariage può sostituire del tutto le escort card.