Quando chiedere agli invitati di confermare
Inviate le partecipazioni 6-8 settimane prima del matrimonio (8-12 per un matrimonio in destinazione) e fissate la data entro cui rispondere 3-4 settimane prima del giorno. Così avete il tempo di sollecitare chi è in ritardo e di dare comunque i numeri definitivi a catering e location - di solito li vogliono 1-2 settimane prima.
Con le conferme online vedete le risposte appena arrivano, quindi un promemoria una settimana prima della scadenza a chi non ha ancora risposto è di solito l’unico sollecito necessario.
Cosa chiedere nella conferma di partecipazione
Siate brevi - ogni domanda in più rallenta la risposta. Le domande che vi aiutano davvero a organizzare:
- Sarai presente? (per ogni persona del nucleo familiare)
- La scelta del menu, se servite una cena al tavolo
- Esigenze alimentari o allergie - il catering ve lo chiederà
- Il nome dell’accompagnatore, se l’avete previsto
- Una canzone da richiedere o un messaggio per voi due - facoltativi, e bellissimi da leggere
RSVP online o cartoncini di risposta?
I cartoncini di risposta di carta sono bellissimi, ma servono francobolli, si perdono per posta e arrivano con calligrafie da decifrare. Le conferme online sono più veloci per gli invitati, gratuite e non dovrete mai trascrivere una risposta in un foglio di calcolo. Molte coppie fanno entrambe le cose: una partecipazione stampata con una riga come “Si prega di confermare su” e l’indirizzo del sito del matrimonio.
Ogni email di BrideSpark parte da un indirizzo correttamente autenticato, un invitato alla volta e gradualmente invece che tutte insieme, con una versione in solo testo e un link per annullare l’iscrizione - ciò che i provider di posta controllano, così gli inviti arrivano in posta in arrivo e non nello spam.