Sitzplan für die Hochzeit erstellen (ohne Drama)

Wartet, bis alle Rückmeldungen da sind. Entscheidet dann, wo ihr beide sitzt, platziert als Nächstes die engste Familie und baut den Rest des Raums aus Freundeskreisen auf, damit jeder Gast an seinem Tisch mindestens eine Person kennt. Der Stress kommt fast nie vom Raum als Ganzem, sondern von vier oder fünf Beziehungen, die Fingerspitzengefühl brauchen. Kümmert euch also zuerst um diese, und die anderen 90 % des Plans gehen erstaunlich schnell.

Wann ihr den Sitzplan erstellt

Die eigentliche Arbeit macht ihr nach eurer Rückmeldefrist, die bei den meisten Paaren zwei bis vier Wochen vor der Hochzeit liegt. Fangt ihr früher an, setzt ihr Leute, die vielleicht gar nicht kommen, und jede „Tut uns leid, wir schaffen es nicht“ bedeutet, einen Tisch wieder auseinanderzunehmen.

Ein paar sinnvolle Vorarbeiten könnt ihr trotzdem schon erledigen:

• Fragt die Location nach einem Grundriss. Ihr braucht Anzahl und Form der Tische, wo Tanzfläche, Bar, Lautsprecher und Ausgänge sind und wie viele Stühle an jeden Tisch tatsächlich passen, wenn er eingedeckt ist.
• Legt die Form eures Brauttischs fest (mehr dazu unten). Davon hängt ab, wie viele Plätze für alle anderen bleiben.
• Skizziert eure Gruppen. Geht die Gästeliste durch und bildet Gruppen: Freund/innen aus dem Studium, das alte Arbeitsteam von einem von euch, die Cousins und Cousinen jeder Seite, die Nachbarschaft. Diese Gruppen sind eure künftigen Tische.

Peilt an, etwa eine Woche vorher fertig zu sein. Caterer und Locations wollen die endgültige Zahl und die Tischliste meist ein paar Tage vorher, damit sie den Raum aufbauen und die Menüwahl den Plätzen zuordnen können. Die genaue Frist steht in eurem Vertrag.

Sitzplan für die Hochzeit erstellen, Schritt für Schritt

1. Holt euch die endgültige Liste, wer kommt. Nur die Zusagen, inklusive bestätigter Begleitungen und Kinder.
2. Legt eure Tische an, passend zum Plan der Location: wie viele, welche Form, wie viele Plätze jeweils.
3. Platziert euch beide an einem Brauttisch, einem Tisch nur für euch zwei oder einem normalen Tisch.
4. Setzt Eltern und Großeltern in eure Nähe und nach vorne.
5. Platziert Trauzeugen & Co. samt Partner/innen.
6. Baut Tische aus Freundeskreisen, die größten Gruppen zuerst. Sie sind am schwersten unterzubringen, und eine Neunergruppe passt nicht an den letzten Achtertisch.
7. Füllt die Lücken mit Einzelgästen, die zu keiner großen Gruppe gehören. Setzt sie zu Leuten, mit denen sie etwas gemeinsam haben: dieselbe Heimatstadt, derselbe Beruf, Kinder im selben Alter.
8. Prüft die heiklen Paarungen (Ex-Partner/innen, Verwandte, die nicht miteinander reden) und sorgt dafür, dass sie weder am selben Tisch noch am Nachbartisch sitzen.
9. Lasst ein oder zwei Plätze frei für die unvermeidliche Änderung in letzter Minute.
10. Zeigt den Entwurf beiden Familien, nehmt ihre Anmerkungen auf und legt ihn dann fest.

Papier und Klebezettel reichen für eine kleine Hochzeit. Ab etwa 60 Gästen verbringt ihr mehr Zeit mit Radieren als mit Platzieren. Im Sitzplan von BrideSpark warten alle, die zugesagt haben, in der Liste „Ohne Platz“, ein Haushalt wandert in einem Schritt an einen Tisch, und jeder Tisch zeigt, wie viele Plätze noch frei sind.

Varianten für den Brauttisch

Eine richtige Antwort gibt es hier nicht, nur die, die zu eurer Familie und zur Stimmung im Raum passt.

Der lange Brauttisch sieht auf Fotos wunderschön aus, trennt aber Paare. Euer Trauzeuge sitzt vorne; seine Freundin, die niemanden kennt, sitzt an Tisch 9 und macht Smalltalk mit eurer Großtante. Gebt den Partner/innen von Trauzeugen & Co. also entweder einen Platz am Brauttisch oder setzt sie gemeinsam an einen Tisch direkt daneben.

Wo Eltern und Familie sitzen

Traditionell hat jedes Elternpaar einen eigenen Tisch weiter vorne, zusammen mit Großeltern, Geschwistern, die nicht zu Trauzeugen & Co. gehören, und der Person, die euch traut, samt Partner/in, falls sie zur Feier bleibt. Großeltern und ältere Verwandte wollen in eurer Nähe sein, aber nicht neben den Lautsprechern, und die Toiletten und einen Ausgang gut erreichen können.

Geschiedene oder getrennte Eltern

Das ist die Frage, die Paare nachts wach hält. Ein paar Ansätze, die funktionieren:

• Zwei gleichwertige Elterntische. Jedes Elternteil hat einen eigenen Tisch, gleich weit von euch entfernt, mit Partner/in und der eigenen Familienseite. Niemand wirkt zurückgesetzt.
• Fragt sie. Viele geschiedene Eltern teilen sich für einen Abend problemlos einen Tisch. Manche nicht. Ein kurzes, persönliches „Hättest du lieber einen eigenen Tisch?“ ist besser als monatelanges Rätselraten.
• Nehmt einen Tisch nur für euch zwei. Wenn keine Eltern bei euch sitzen, muss auch niemand außen vor bleiben.
• Lasst neue Partner/innen beim Elternteil. Ehepartner/in oder langjährige/r Partner/in eines Elternteils sitzt daneben. Sie zu trennen, um den Frieden zu wahren, verursacht meist mehr Ärger, als es verhindert.

Ist die Stimmung angespannt, stellt die beiden Tische auf gegenüberliegende Seiten des Raums – jeder mit freiem Blick auf euch und wenig Blick aufeinander.

Familiendynamiken allgemein

Setzt Leute dorthin, wo sie sich wohlfühlen, nicht dorthin, wo sie laut Stammbaum hingehören. Der Cousin, den ihr jede Woche seht, kann bei euren Freund/innen sitzen. Der Onkel, der gern übertreibt, sollte nicht neben der Bar sitzen. Verwandte, die zerstritten sind, kommen an Tische, die nicht nebeneinander und nicht auf dem Weg zur Tanzfläche stehen.

Ihr seid nicht verpflichtet, mit einem Sitzplan irgendjemandes Beziehung zu kitten. Ihr wollt nur, dass alle einen ruhigen, fröhlichen Abend haben.

Der Kindertisch

Ein Kindertisch funktioniert, wenn mehrere Kinder kommen, etwa 5 bis 12 Jahre alt, die sich kennen oder gut miteinander auskommen. Macht ihn attraktiv: Malblätter, Buntstifte, eine Kinderbetreuung, wenn das Budget es hergibt, und einen Platz, den die Eltern von ihren eigenen Tischen aus sehen können.

Kinder unter etwa 5 bleiben bei ihren Eltern. Teenager wollen meist bei den Erwachsenen sitzen oder an einem eigenen „Cousins-und-Cousinen“-Tisch. Kommen nur zwei oder drei Kinder, setzt sie zu ihren Familien und lasst den Kindertisch ganz weg.

Setzt Familien mit kleinen Kindern in die Nähe der Türen. Ein müdes dreijähriges Kind muss irgendwann den Raum verlassen, und für alle ist es besser, wenn es dafür nicht über die Tanzfläche muss.

Tischformen und wie viele Gäste daran passen

Wie viele Leute an einen Tisch passen, hängt von Stuhlbreite, Gedecken, Tischdeko und davon ab, ob ihr serviert oder ein Buffet habt – klärt das also mit eurer Location oder eurem Verleih. Als Orientierung nennt dieser Ratgeber zum Tischverleih von Hill Country Event Rentals:

Manche Locations sagen euch, an einen runden 60-Zoll-Tisch passen 10 Personen. Beim Buffet vielleicht. Bei einem servierten Dinner mit kompletter Gläserreihe berühren sich die Ellbogen, also lasst euch einen fertig eingedeckten Tisch zeigen, bevor ihr zustimmt.

Runde Tische sind nicht ohne Grund der Klassiker: Alle können mit allen reden, und sie passen zu Freundeskreisen von 8 bis 10 Personen. Lange Tafeln wirken entspannt und bringen mehr Leute in einem schmalen Raum unter, aber die Gäste reden meist nur mit den Leuten direkt neben und gegenüber von sich – die richtigen Gruppen sind hier also noch wichtiger. Der Vorteil ist die Flexibilität. Eine lange Tafel lässt sich verlängern, sodass eine Gruppe von 13 Personen Platz findet, ohne halbiert zu werden.

Um auszurechnen, wie viele Tische ihr braucht, teilt die bestätigte Gästezahl durch die Plätze pro Tisch und rundet auf. Bei 112 Gästen an Tischen für 10 Personen sind das 12 Tische, mit 8 freien Plätzen als Puffer für ungünstige Gruppengrößen.

Sitzplan-Etikette, die Gäste bemerken

• Alle kennen jemanden. Jeder Gast sollte mindestens eine weitere Person am Tisch kennen. Zwei Fremde zwischen zwei Freundeskreisen sind in Ordnung. Eine Person allein beim Klassentreffen einer anderen Gruppe nicht.
• Paare sitzen zusammen. Verheiratete, verlobte und langjährige Paare sitzen nebeneinander oder zumindest am selben Tisch.
• Singles sind kein Projekt. Den Singletisch würden wir weglassen. Er wirkt schnell wie ein Scheinwerfer, und die Leute daran wissen genau, warum sie dort sitzen. Mischt alleinstehende Freund/innen unter Leute, die sie schon kennen.
• Dienstleister, die bleiben, brauchen auch Plätze. Fotograf/in, Videograf/in und Hochzeitsplaner/in bekommen idealerweise einen kleinen Tisch nah am Geschehen. Schaut in eure Verträge, denn viele enthalten ein Essen für Dienstleister.
• Setzt nicht nach Status. Gäste merken, wenn die „wichtigen“ Leute vorne sitzen und alle anderen an der Küchentür. Verteilt die guten Plätze.

Wie ihr Gästen ihren Platz zeigt

Es gibt drei gängige Möglichkeiten, und ihr könnt sie kombinieren.

Sitzplan-Schild

Ein großes Schild, meist am Eingang zur Feier, das entweder jeden Tisch mit seinen Gästen auflistet oder alle Gäste alphabetisch mit Tischnummer. Das ist die günstigste Variante, ihr könnt sie bis ein, zwei Tage vorher ändern, und ihr müsst nur ein Teil aufstellen statt hundert. Ab etwa 120 Gästen lieber alphabetisch statt nach Tischen. Niemand will zwölf Spalten nach dem eigenen Namen absuchen, während die Schlange dahinter wächst.

Platzkarten (Escort Cards)

Eine kleine Karte pro Gast (oder pro Paar), ausgelegt auf einem Tisch am Eingang, jeweils mit Name und Tischnummer. Gäste nehmen ihre Karte und bringen sie zu ihrem Tisch. Platzkarten sehen wunderschön aus und können gleichzeitig als Gastgeschenk dienen, brauchen aber länger in der Herstellung und beim Auslegen. An einer Location im Freien reicht ein Windstoß, und ihr baut die Auslage per Hand neu auf.

Tischkarten

Eine Karte an jedem Gedeck mit dem Namen des Gastes, die den genauen Platz markiert. Ihr braucht sie nur, wenn ihr Plätze vergebt und nicht nur Tische. Das hilft bei servierten Menüs (das Servicepersonal weiß, wer den Fisch bestellt hat) und am Brauttisch. Viele Paare vergeben nur Tische und lassen die Gäste ihren Stuhl selbst wählen.

Die häufigste Kombination ist Sitzplan-Schild plus Tischkarten: Das Schild bringt die Leute an den richtigen Tisch, die Karten an den richtigen Platz. Wenn ihr mit BrideSpark plant, füllen sich Sitzplan und Tischkarten zum Ausdrucken aus eurem Sitzplan, sodass ihr nichts neu abtippen müsst, wenn ihr am Vorabend jemanden von Tisch 4 an Tisch 7 setzt. Arbeitet ihr stattdessen mit einer Tabelle, könnt ihr eine Liste in die kostenlosen Tischkarten zum Ausdrucken einfügen und bekommt eine Karte pro Gast.

Eine kurze Checkliste vor dem Drucken

• Jeder Gast, der kommt, hat einen Tisch, und kein Tisch ist überbelegt.
• Namen sind so geschrieben, wie die Gäste sie schreiben. Prüft die Rückmeldungen, nicht euer Gedächtnis. Es heißt Katharine, nicht Catherine.
• Menüwahl und Allergien sind für den Caterer Tisch für Tisch markiert.
• Die Tischnummern auf dem Schild stimmen mit den Nummern überein, die die Location auf die Tische stellt.
• Jemand anderes als ihr (Hochzeitsplaner/in, Koordinator/in oder eine vertraute Person) hat am Tag eine Kopie, um Überraschungen abzufangen.

Häufige Fragen

Wann sollten wir den Sitzplan für die Hochzeit machen?

Nach eurer Rückmeldefrist, meist zwei bis vier Wochen vor der Hochzeit, damit ihr mit der endgültigen Gästeliste arbeitet. Seid etwa eine Woche vorher fertig, damit Location und Caterer Zeit zur Vorbereitung haben.

Müssen wir bei einer Hochzeit feste Plätze vergeben?

Nein. Ihr könnt nur Tische vergeben und die Gäste ihren Platz selbst wählen lassen. Feste Plätze mit Tischkarten sind vor allem bei servierten Dinnern und am Brauttisch sinnvoll. Bei einer Feier im Stehempfang-Stil funktioniert freie Platzwahl mit ein paar reservierten Tischen für die Familie gut.

Wo sitzen geschiedene Eltern bei einer Hochzeit?

Meist an zwei gleichwertigen Tischen weiter vorne, an denen jedes Elternteil mit Partner/in und Verwandten den eigenen Tisch ausrichtet. Wenn sie sich gut verstehen, können sie sich auch einen Tisch teilen. Fragt sie persönlich, statt zu raten.

Wie viele Personen passen an einen Hochzeitstisch?

Als grobe Orientierung: An einen runden 60-Zoll-Tisch passen 6 bis 8, an einen runden 72-Zoll-Tisch 8 bis 10 und an einen 8-Fuß-Bankett-Tisch 8 bis 10 Personen. Klärt das mit eurer Location, denn Stuhlgröße und Gedecke verändern die Zahlen.

Sollten wir einen Kindertisch haben?

Das funktioniert, wenn mehrere Kinder im Alter von etwa 5 bis 12 Jahren kommen und der Tisch in Sichtweite der Eltern stehen kann. Kleinkinder bleiben bei ihren Familien, und Teenager dürfen bei den Erwachsenen oder an einem eigenen Tisch sitzen.

Was ist der Unterschied zwischen Platzkarten (Escort Cards) und Tischkarten?

Platzkarten (Escort Cards) zeigen Gästen, an welchem Tisch sie sitzen, und werden am Eingang abgeholt. Tischkarten stehen auf dem Tisch und zeigen, welcher Platz ihrer ist. Ein Sitzplan-Schild kann Platzkarten komplett ersetzen.