Zimmerkontingent zur Hochzeit: Wie viele Zimmer, welcher Vertrag?

Bei einem Zimmerkontingent für die Hochzeit hält ein Hotel Zimmer zum Gruppenpreis für eure Gäste zurück, bis zu einer Abruffrist, oft einen Monat vor der Hochzeit. Die Gäste buchen und bezahlen selbst, und die meisten Hotels wollen mindestens 10 Zimmer pro Nacht. Fragt nach einem unverbindlichen Kontingent: Dann kostet euch ein leeres Zimmer nichts. Bei einem Kontingent mit Mindestabnahme zahlt ihr dafür, also rechnet vorher nach.

So funktioniert ein Zimmerkontingent

Ihr fragt zwei oder drei Hotels in der Nähe der Location nach einem Gruppenpreis für eure Hochzeitsnächte. Das Sales-Team schickt einen Vertrag mit der Zimmerzahl pro Nacht, dem Preis, der Abruffrist und dem, was mit Zimmern passiert, die niemand bucht. Nach der Unterschrift bekommt ihr einen Gruppencode oder einen Buchungslink (Marriotts ResLink zum Beispiel setzt den Gruppenpreis ohne Code ein und zeigt den Gästen die Abruffrist an). Die Gäste buchen einzeln und bezahlen direkt beim Hotel. Zur Abruffrist geht jedes Zimmer, das bis dahin niemand gebucht hat, zurück in den freien Verkauf.

Deutsche Hotels kennen das Prinzip aus dem Tagungsgeschäft als Abrufkontingent. Die Zahlen, Fristen und Vertragsbeispiele in diesem Ratgeber stammen allerdings aus US-Quellen, und was für euer Hotel gilt, steht immer in eurem eigenen Vertrag.

Hotels rechnen Kontingente in Zimmernächten. Zehn Zimmer am Freitag und 20 am Samstag sind 30 Zimmernächte, und die Zimmer, die eure Gäste tatsächlich buchen, sind eure Abnahme (im Hotel-Englisch „Pickup“). Fast der ganze Vertrag dreht sich um diese beiden Zahlen, also zählt Zimmer, nicht Personen. Ein Paar ist ein Zimmer. Eine vierköpfige Familie auch, wenn das Zimmer zwei große Betten hat.

Unverbindlich, mit Mindestabnahme oder garantiert

Wir würden ein unverbindliches Kontingent nehmen, wo immer es eins gibt, auch mit wenig oder gar keinem Rabatt. In einem Urlaubsort an einem Juniwochenende ist ein reserviertes Zimmer mehr wert als 20 $ Nachlass auf ein Zimmer, das ihr gar nicht bekommt. Verlasst euch aber nicht blind auf die Bezeichnung. Ein Paar im englischsprachigen WeddingWire-Forum bekam ein „unverbindliches“ Kontingent, für das bis zur Frist trotzdem eine feste Gesamtzahl an Zimmernächten gebucht sein musste, sonst verloren alle Gäste den Gruppenpreis. Was ihr schuldet, entscheidet die Klausel zu den nicht gebuchten Zimmern, ganz egal, wie das Hotel das Kontingent nennt.

Destination Weddings sind ein eigenes Thema, weil das Resort dort oft gleichzeitig die Location ist und die Zimmer im selben Vertrag stecken. Dazu mehr in unserem Ratgeber Heiraten im Ausland. Eine Stadthochzeit im Ausland, etwa in Lissabon oder London, läuft eher wie ein Hotelkontingent bei einer Hochzeit zu Hause, nur bleiben eingeflogene Gäste meist länger; unsere Ratgeber zu Lissabon und London erklären die Details vor Ort.

Wie viele Zimmer ihr reservieren solltet: ein Rechenbeispiel

Meist wird dafür eine Formel empfohlen. Eure Gästeliste ist besser: Sie weiß schon, wer bei Tante Gabi übernachtet und welche Familie nicht in ein Zimmer passt. Filtert sie auf die Haushalte von außerhalb (alle, die nach der Feier nicht mehr nach Hause fahren) und ordnet jeden einer Gruppe zu. Wenn eure Liste noch nicht nach Haushalten sortiert ist, lest zuerst, wie ihr eine Gästeliste für die Hochzeit erstellt.

Angenommen, ihr habt 130 Personen eingeladen, und 30 Haushalte mit zusammen 58 Personen wohnen zu weit weg, um in der Nacht heimzufahren:

Das sind 11 Zimmer am Freitag und 19 am Samstag. Die Faustregel von Engine (Gäste von außerhalb mal 70 % erwartete Zusagen, geteilt durch zwei pro Zimmer, aufgerundet, plus 10 % Puffer) ergibt für dieselben 58 Personen 23 Zimmer, für den Samstag nah genug dran. Was eine einzelne Zahl nicht verrät: Am Freitag braucht ihr kaum mehr als halb so viele, und ein Fünftel eurer Haushalte von außerhalb schläft auf dem Schlafsofa von Verwandten.

Unverbindliches Kontingent: mehr reservieren, als ihr braucht

Leere Zimmer kosten euch hier nichts, also fragt nach mehr, als ihr gezählt habt: etwa 12 Zimmer am Freitag und 24 am Samstag. Der Überschuss ist zum Kürzen da. Ein US-Hotel der Kette Staybridge Suites kürzt laut seinen veröffentlichten Regeln für Hochzeitskontingente jedes unverbindliche Kontingent 60 Tage vor der Hochzeit um 25 % und gibt 30 Tage vorher alles frei, was noch übrig ist. Unter solchen Bedingungen werden aus 24 reservierten Zimmern 18, ein paar Tage bevor die Einladungen rausgehen. Deshalb gehören die Hotelinfos schon zu den Save the Dates.

Kontingent mit Mindestabnahme: vom schlechten Fall aus planen

Hier geht ihr vom unteren Ende aus. Nehmt an, dass ein paar der wahrscheinlichen Haushalte einen günstigeren Preis finden, mit Punkten buchen oder absagen: sagen wir 16 Zimmer am Samstag und 8 am Freitag. Teilt durch die vereinbarte Abnahmequote. 16 geteilt durch 0,8 sind 20 Zimmer am Samstag, 8 geteilt durch 0,8 sind 10 am Freitag. Das sind 30 Zimmernächte, von denen ihr 24 füllen müsst.

Am Ende werden aber am Samstag nur 13 Zimmer gebucht und am Freitag 9, zusammen 22 Zimmernächte, bei einem Gruppenpreis von 189 $. (Die Beträge sind US-Dollar, weil die Vertragsbeispiele aus den USA stammen; in Euro rechnet ihr genauso.) Manche Verträge berechnen für jede fehlende Zimmernacht den vollen Preis, andere einen Prozentsatz davon, und die Rechnung hängt außerdem davon ab, wie der Vertrag zählt:

Viele Verträge schlagen auf diese Ausfallgebühr keine Steuern auf. Der Attrition-Rechner von Engine rechnet beide Zählweisen und die Anrechnung durch, wenn ihr eure eigenen Zahlen ausprobieren wollt.

Ein paar hundert Dollar sind keine Katastrophe. Teuer wird es, wenn ihr das Kontingent nach Hoffnung bemesst: 40 Zimmer pro Nacht für zwei Nächte bei einer Abnahmequote von 80 %, 20 pro Nacht gebucht, und euch fehlen 24 Zimmernächte. Zum vollen Preis von 189 $ sind das 4.536 $.

Klein anfangen und zwei Hotels nehmen

Joy und Paare im WeddingWire-Forum raten dasselbe: klein anfangen und Zimmer nachlegen, wenn das Kontingent voll wird. Für ein Kontingent mit Mindestabnahme stimmt das, denn genau leere Zimmer stellt euch die Klausel in Rechnung. Verlasst euch nur nicht darauf, spät noch Zimmer dazuzubekommen. In den Regeln des Staybridge steht unmissverständlich, dass es keine weiteren vergünstigten Zimmer für bestehende oder neue Kontingente gibt, sobald die Gruppenzimmer für das Wochenende vergeben sind. Das ist der andere Grund, warum ein unverbindliches Kontingent großzügig starten sollte.

Die meisten Hotels wollen mindestens 10 Zimmer pro Nacht, bevor sie ein Kontingent einrichten (WeddingWire, Joy, die Gruppenseiten von Marriott und die Hochzeitsseite von HotelPlanner nennen alle diese Zahl), und manche deckeln Kontingente: Das genannte Staybridge nimmt drei Hochzeitskontingente pro Wochenende an, mit höchstens 20 Zimmern pro Kontingent. Ein zweites Hotel bringt euch über so eine Grenze und gibt den Gästen eine günstigere Wahl. In der unverbindlichen Variante des Beispiels wäre das etwa das Linden Hotel nahe der Location, mit 12 Zimmern am Freitag und 14 am Samstag, plus das Riverview Inn, 12 Minuten entfernt, mit 10 am Samstag. Jedes Kontingent erreicht für sich allein das Minimum seines Hotels.

Wenn eines davon ein Kontingent mit Mindestabnahme sein muss, dann im Hotel, in dem Trauzeugen & Co. und die engste Familie wohnen. Die buchen zuerst, und sie buchen auch wirklich.

Wann ihr das Kontingent einrichtet und wann es schließt

Fangt 9 bis 12 Monate vorher an, Hotels anzufragen. Engine empfiehlt diesen Zeitraum für die Hauptsaison, gefragte Städte und Destination Weddings (außerhalb der Saison reichen auch sechs bis neun Monate), und in genau diesem Zeitraum steht in der Hochzeitscheckliste von BrideSpark die Aufgabe „Zimmerkontingent im Hotel für Gäste reservieren“. Unterschreibt, bevor die Save the Dates rausgehen, damit sie die Gäste auf eure Website schicken können. Die Abruffrist liegt meist drei bis sechs Wochen vor der Hochzeit: Engine nennt 21 bis 30 Tage, das Staybridge 30.

So sieht das für eine Hochzeit am Samstag, 12. Juni 2027, mit einer Abruffrist von 30 Tagen aus:

Zwei Dinge in dieser Tabelle erwischen Paare kalt. Die Kürzung kann vor den Einladungen kommen. Ein Kontingent, das ihr erst auf der Einladung erwähnt, ist dann womöglich schon geschrumpft. Bittet darum, die Kürzung zu streichen oder näher an die Abruffrist zu legen, und schickt die erste Erinnerung vorher raus. (Ein Vertrag mit Mindestabnahme funktioniert andersherum. Dort wollt ihr einen Stichtag, bis zu dem ihr nicht gebuchte Zimmer ohne Kosten zurückgeben könnt, und zwar möglichst spät: Joys Glossar schlägt zwei bis vier Wochen vor der Abruffrist vor.)

Das andere: Mit der Abruffrist endet mehr als nur der Rabatt. Nach den Staybridge-Regeln zahlt, wer danach bucht, den jeweils aktuellen regulären Preis und muss mit Mindestaufenthalten rechnen. Der Cousin, der sich am Montag davor entscheidet, doch für eine Nacht zu kommen, merkt dann vielleicht, dass das Hotel an diesem Wochenende nur zwei Nächte am Stück verkauft.

Was ihr verhandeln könnt und was realistisch ist

Am wichtigsten sind die Vertragsbedingungen, und die stehen weiter unten bei den Warnsignalen. Hier geht es um die Extras, mit dem, was die Quellen tatsächlich hergeben (geprüft im Oktober 2026):

Wenn ihr nur drei Dinge durchsetzt, dann in dieser Reihenfolge: unverbindliche Bedingungen (oder, wenn das nicht geht, kumulierte Zählung mit Anrechnung weiterverkaufter Zimmer), dann eine spätere Abruffrist, dann den Preis.

Vergleicht den Endpreis

Seit dem 12. Mai 2025 verlangt die Gebührenregel der FTC, der US-Verbraucherschutzbehörde, dass Hotels und Ferienunterkünfte in den USA Pflichtgebühren wie Resort Fees in die angezeigten Preise einrechnen; Steuern dürfen weiterhin separat dazukommen (geprüft im Oktober 2026). Damit ist der öffentliche Preis eines US-Hotels ein fairer Maßstab. Zu ausgehandelten Gruppenverträgen sagt die FTC nichts, also lasst euch euren Kontingentpreis auf dieselbe Weise aufschreiben, inklusive Resort Fee oder Destination Fee, und fragt, was Parken und Frühstück kosten. Prüft dann am Tag der Unterschrift den öffentlichen Preis für eure Nächte.

Kostenlose Vermittler für Zimmerkontingente und wer sie bezahlt

Mehrere Firmen fragen für euren Termin bei Hotels vor Ort an und richten das Kontingent ein, ohne dass es euch etwas kostet. Am meisten bringen sie, wenn ihr weit weg von der Location wohnt oder die Hotels dort nicht zurückrufen. So beschreiben sich die Anbieter selbst (geprüft im Oktober 2026):

Kostenlos für euch heißt: Ein Hotel bezahlt. Keiner der vier sagt auf seiner Hochzeitsseite, wie er Geld verdient, aber üblich ist im Gruppenreisegeschäft eine Provision auf die Zimmer, die eure Gäste buchen. EventPipes Ratgeber für Planer schreibt, dass Hotels Provisionen auf tatsächlich belegte Gruppen-Zimmernächte zahlen, und im WeddingWire-Forum schrieb jemand, das Hotel zahle Kleinfeld eine kleine Gebühr, wenn Gäste über das Kontingent buchen. Das ist normal und kein Grund, diese Dienste zu meiden. Holt zum Vergleich aber ein Angebot direkt beim Sales-Team eines Hotels ein, und lest den Vertrag des Hotels selbst, denn jede Haftung für leere Zimmer steht in diesem Vertrag.

Auch BrideSpark verdient ein wenig an Hotelbuchungen. Unsere Hochzeitswebsites können euren Gästen eine Expedia-Suche „Hotels in der Nähe der Location finden“ für die Nächte eurer Hochzeit zeigen, und wir bekommen unter Umständen eine kleine Provision, wenn jemand darüber bucht; für eure Gäste wird es dadurch nicht teurer. Die Website weist sie darauf hin.

Ferienwohnungen, Shuttles und Gäste, die anders buchen

Ferienwohnungen

Ein gemeinsames Haus passt gut zu einer Familie oder einer Freundesgruppe, und manche Gäste mieten sowieso, egal was ihr macht. Aber es gibt keinen Gruppenpreis und keine gemeinsame Frist, und jede Buchung folgt den Stornobedingungen, die der jeweilige Gastgeber gewählt hat. Bei Airbnb gibt es für Aufenthalte unter 28 Nächten mit der Option „Flexibel“ das ganze Geld zurück, wenn man bis 24 Stunden vor dem Check-in storniert, mit „Moderat-streng“ dagegen nur bis 30 Tage vorher und danach bis eine Woche vorher die Hälfte (geprüft im Oktober 2026). Ferienwohnungen zählen außerdem nicht zur Abnahme eures Hotelkontingents. Wenn ihr also mit vielen Gästen in Ferienwohnungen rechnet, besteht auf einem unverbindlichen Kontingent.

Gäste, die euer Hotel anders buchen

Wer euer Kontingent-Hotel mit Punkten oder über ein Reiseportal bucht, landet meist nicht im Kontingent und zählt nicht zur Abnahme, es sei denn, der Vertrag sieht es vor. Ihr müsst niemandem Mindestabnahmen erklären. „Bitte bucht mit unserem Stichwort, damit euer Zimmer zu unserem Kontingent zählt“ reicht völlig.

Shuttles

Sprecht den Transport an, während ihr verhandelt, nicht erst im Mai. Ein Hotelinsider schrieb schon 2013 auf Offbeat Wed, dass Shuttles nicht selbstverständlich sind und sich nicht immer kurzfristig dazubuchen lassen. Und eine kostenlose Hin- und Rückfahrt wie beim Staybridge heißt: eine einzige Rückfahrt. Wenn die Feier um 23 Uhr endet und die Hälfte eurer Gäste um halb zehn gehen will, bucht eine zweite Fahrt oder einen Fahrdienst und schreibt beide Zeiten auf die Website.

Check-in-Zeiten

Das Staybridge garantiert Zimmer erst ab 15 Uhr, kann nach eigener Aussage nicht allen einen frühen Check-in geben und empfiehlt Gästen, am Vorabend anzureisen, wenn die Feier um 15 Uhr oder früher beginnt. Bei einer Trauung um 14 Uhr schreibt das auf eure Website, sonst zieht sich jemand auf der Toilette in der Lobby um.

Texte zum Hotelkontingent für Website und Einladung

Schreibt das Datum, bis zu dem man buchen muss, jedes Mal direkt neben den Namen des Hotels; genau das vergessen Gäste. Auf einer BrideSpark-Hochzeitswebsite hat die Rubrik „Anreise & Unterkunft“ für jedes Hotel einen eigenen Eintrag mit Link, Gruppencode, Preis und „Buchen bis“-Datum, sodass die Frist nicht in einem Absatz untergeht. Was sonst noch auf diese Seite gehört, lest ihr in unserem Ratgeber Was auf die Hochzeitswebsite gehört.

Website, zwei Hotels:

Kein Kontingent, weil die meisten Gäste aus der Nähe kommen:

Wenn das Kontingent voll ist:

Infokarte zur Einladung:

Erinnerung, zwei Wochen vor der Abruffrist:

Für Gäste, die woanders übernachten:

Warnsignale im Vertrag, bevor ihr unterschreibt

Lest den Vertrag selbst, nicht die freundliche E-Mail, mit der er kam, und sprecht jeden dieser Punkte vor der Unterschrift an:

• „Unverbindlich“ in der E-Mail, eine Mindestabnahme im Vertrag. Jede Mindestzahl an Zimmernächten, jede Garantie oder Vertragsstrafe macht daraus ein Kontingent mit Mindestabnahme. Bittet darum, die Klausel zu streichen, oder plant die Größe des Kontingents danach.
• Mindestabnahme pro Nacht. Bittet um eine kumulierte Zählung über den ganzen Aufenthalt.
• Keine Anrechnung weiterverkaufter Zimmer. Bittet darum, dass Zimmer, die das Hotel weiterverkauft, von eurer Rechnung abgezogen werden.
• Ausfallgebühr zum vollen Preis plus Steuern. Bittet um einen Prozentsatz des Gruppenpreises, ohne Steuern.
• Eine Kürzung des Kontingents, bevor die Einladungen rausgehen. Bittet darum, sie zu streichen oder näher an die Abruffrist zu legen. Bei einem Vertrag mit Mindestabnahme fragt stattdessen nach einem späten Stichtag, bis zu dem ihr nicht gebuchte Zimmer kostenlos zurückgeben könnt.
• Eine Abruffrist mehr als 30 Tage vor der Hochzeit. Bittet um 21 bis 30 Tage.
• Eine Anzahlung oder hinterlegte Kreditkarte für ein „unverbindliches“ Kontingent. Fragt, wofür sie gilt und wann ihr sie zurückbekommt.
• Eine lange Stornofrist für Gäste. Das Staybridge gibt Gästen 48 Stunden; Paare in Foren berichten von 24 Stunden bis 7 Tagen. Was auch immer bei euch gilt, gehört auf die Website.
• Ein Preis ohne Resort Fee, Parken oder Frühstück. Lasst euch den Endpreis schriftlich geben.
• Stillschweigend vorausgesetzte Zimmerkategorien. Das Staybridge hält keine bestimmten Zimmerkategorien zurück und verspricht keine Zimmer auf demselben Stockwerk. Familien, die zwei Betten brauchen, sollten früh buchen.
• Nichts zu einer Terminänderung. Fragt, was mit dem Kontingent passiert, wenn ihr die Hochzeit verschiebt.
• Mündliche Zusagen. Wenn euch am Telefon ein Shuttle, ein Freizimmer oder eine spätere Abruffrist angeboten wurde, gehört das in den Vertrag.

Häufige Fragen

Müssen wir für ein Zimmerkontingent bezahlen?

Bei einem unverbindlichen Kontingent nicht: Nicht gebuchte Zimmer werden zur Abruffrist einfach freigegeben. Bei einem Kontingent mit Mindestabnahme zahlt ihr die Differenz, wenn weniger Zimmer gebucht werden als der vereinbarte Anteil, meist 80 % des Kontingents. In beiden Fällen bezahlen die Gäste ihre Zimmer selbst, außer ihr übernehmt freiwillig einige, etwa die eurer Eltern.

Wie viele Zimmer sollten wir für unsere Hochzeit reservieren?

Zählt die Haushalte von außerhalb auf eurer Gästeliste, lasst die weg, die bei Verwandten übernachten oder selbst etwas organisieren, und rechnet ein zweites Zimmer für Familien, die eines brauchen. Zählt Freitag und Samstag getrennt. Bei einem unverbindlichen Kontingent fragt nach etwas mehr als dieser Zahl. Bei einem Kontingent mit Mindestabnahme geht von einer vorsichtigen Zahl aus und teilt sie durch die vereinbarte Abnahmequote (meist 0,8). Die meisten Hotels wollen mindestens 10 Zimmer pro Nacht.

Wann endet die Abruffrist für ein Zimmerkontingent?

Meist drei bis sechs Wochen vor der Hochzeit; Engine nennt 21 bis 30 Tage. Danach gehen nicht gebuchte Zimmer zurück in den freien Verkauf, und wer spät bucht, zahlt den normalen Hotelpreis, an vollen Wochenenden manchmal mit Mindestaufenthalt.

Können Gäste zusätzliche Nächte zum Gruppenpreis buchen?

Nur wenn das Hotel zustimmt. Bittet vor der Unterschrift darum, dass der Gruppenpreis auch für die Nacht vor und die Nacht nach euren Hochzeitsnächten gilt, für Gäste, die am Donnerstag anreisen oder am Sonntag zurückfliegen, und lasst das in den Vertrag schreiben.

Lohnt sich ein Zimmerkontingent, wenn nur wenige Gäste ein Hotel brauchen?

Wenn ihr weniger als etwa 10 Zimmer pro Nacht braucht, richten die meisten Hotels ohnehin kein Kontingent ein. Listet dann zwei oder drei Hotels in verschiedenen Preisklassen auf eurer Hochzeitswebsite auf. Bei 10 oder mehr Zimmern in einem Urlaubsort an einem gefragten Wochenende lohnt sich ein unverbindliches Kontingent schon wegen der Verfügbarkeit, auch ohne Rabatt.

Sind kostenlose Vermittler für Zimmerkontingente wirklich kostenlos?

Für Brautpaare ja. Dienste wie Engine, Joy Hotel, Kleinfeld Hotel Blocks und HotelPlanner berechnen euch nichts; solche Gruppenreisedienste bekommen in der Regel vom Hotel eine Provision auf die Zimmer, die Gäste buchen. Holt zum Vergleich ein direktes Angebot bei einem Hotel ein, und lest den Vertrag des Hotels selbst, denn jede Gebühr für nicht gebuchte Zimmer steht dort.

Was tun, wenn unser Zimmerkontingent ausgebucht ist?

Fragt das Hotel nach weiteren Zimmern zum selben Preis, sobald das Kontingent fast voll ist, und zwar lange vor der Abruffrist, denn manchen Hotels gehen die Gruppenzimmer für das Wochenende aus. Kann eures keine mehr dazugeben, richtet ein Kontingent in einem zweiten Hotel ein und aktualisiert eure Website noch am selben Tag.